In einer Welt des stetigen Wandels und der wachsenden Ansprüche ist der Einstieg in eine neue Software-Lösung ein bedeutsamer Schritt. Das Projekt-Team bei FIO wurde geschaffen, um diesen Übergang so nahtlos wie möglich zu gestalten. Gemeinsam mit den Kunden gehen sie Schritt für Schritt durch den Prozess, um sicherzustellen, dass die individuellen Bedürfnisse erfüllt werden und der Weg zum Erfolg klar definiert ist. In diesen Steckbriefen werfen wir einen genaueren Blick auf die Aufgaben unseres Projekt-Teams.
Aufgabe: Onboarding-Prozess
Dauer: Ca. 3 bis 6 Monate (abhängig von der Unternehmensgröße und Komplexität)
Ziel: Erfolgreicher Einstieg neuer Kunden in die FIO Webmakler-Plattform
Schritt 1: Kickoff-Termin
- Ziel: Persönliches Kennenlernen und Besprechung der Anforderungen
- Vorgehensweise: Projektteam und Kunde vereinbaren einen gemeinsamen Termin, um einen vertrauensvollen Startpunkt für das Projekt zu setzen und die ersten gemeinsamen Schritte zu besprechen
- Ergebnis: Grundlage für eine vertrauensvolle und effiziente Zusammenarbeit wird geschaffen.
Schritt 2: „Hausaufgaben“
- Ziel: Erfassung der Gedanken und Anforderungen des Kunden
- Vorgehensweise: Der Kunde erhält die Möglichkeit, seine Anforderungen und Rollenverteilungen festzuhalten.
- Ergebnis: Der Kunde erhält ein tieferes Verständnis für den Webmakler
Schritt 3: Projektplan mit Meilensteinen
- Ziel: Strukturierter Fahrplan für das Onboarding
- Vorgehensweise: Basierend auf den gesammelten Informationen erstellt das Projektteam einen detaillierten Projektplan mit Meilensteinen
- Ergebnis: Der Projektplan enthält Informationen über die Zeitplanung, den Umfang, die Fälligkeitsdaten und die Ergebnisse des Onboardings.
Schritt 4: Demo-System und Schulungen
- Ziel: Vertrautheit mit dem FIO Webmakler
- Vorgehensweise: Je nach Anforderungen unseres neuen Kunden, wird ein Demo-System aufgesetzt und umfassende Admin- und Basis-Schulungen durchgeführt.
- Ergebnis: Die Kunden sind mit den Funktionen der Plattform vertraut und fühlen sich sicher im Umgang.
Schritt 5: Produktiv-System (Live-System) geht online
- Ziel: Start des operativen Betriebs mit dem Webmakler
- Vorgehensweise: Nach Abschluss der Schulungen wird das Produktiv-System für den Kunden aktiviert.
- Ergebnis: Die Kunden sind bereit, den FIO Webmakler in ihrem täglichen Geschäft zu nutzen.
Aufgabe: Datenintegration aus Altsystemen
Dauer: 4 Wochen bis 3 Monate
Ziel: Nahtloser Übergang von historischen Daten in die FIO Webmakler
Vorgehen:
Die Datenintegration aus Altsystemen ist ein kritischer Schritt im Onboarding-Prozess, der darauf abzielt, wertvolle historische Daten in das neue System zu übertragen. Das Projektteam arbeitet eng mit dem Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten erfasst und migriert werden. Das Wichtigste dabei ist, dass die Datenqualität erhalten bleibt und eventuelle Anpassungen oder Transformationen durchgeführt werden, um die Konsistenz und Integrität der Informationen zu gewährleisten.
Aufgabe: Fusionen von Kunden
Dauer: 3 bis 6 Monate
Ziel: Einspielen von einem System in das andere ohne Datenverlust
Vorgehen: Der Prozess beginnt mit einer eingehenden Analyse der Situation. In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden werden die Besonderheiten der Fusion erfasst, einschließlich der klaren Festlegung, welche Bank die andere übernimmt. Gemeinsam mit dem Kunden wird bewertet, welche Daten aus den beiden Unternehmen übernommen werden sollen und wie sie in das neue System integriert werden können.
Zeitplanung: Die Umsetzung von Fusionen und größeren Veränderungen erfolgt oft außerhalb der regulären Betriebszeiten. Insbesondere die Umsetzung nach 18 Uhr, wenn keine Kunden mehr im System aktiv sind, minimiert potenzielle Störungen. Das Projektteam arbeitet eng mit dem Kunden zusammen, um den optimalen Zeitpunkt für die Umsetzung zu finden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert sind.
Aufgabe: Schulungsanfragen
Dauer:je nach Anforderung
Ziel: Die Schulungen tragen dazu bei, das Vertrauen unserer Kunden in die Plattform zu stärken. Indem sie die Funktionen und Möglichkeiten besser verstehen, können sie ihre Arbeitsprozesse optimieren und ihre Effizienz steigern.
Schritt 1: Abklärung des Bedarfs
Durch intensive Gespräche und gezielte Fragestellungen werden der Wissensstand der Teilnehmer sowie deren spezifische Anforderungen und Erwartungen an die Schulung analysiert. Diese gründliche Bedarfsanalyse bildet die Grundlage für die maßgeschneiderte Gestaltung der Schulungsinhalte.
Schritt 2: Planen der Inhalte
Basierend auf den Erkenntnissen aus der Bedarfsanalyse wird ein Schulungsplan erstellt. Es werden die relevanten Themen ausgewählt, die den Bedürfnissen unseres Kunden am besten entsprechen. Der strukturierte Schulungsplan stellt sicher, dass die Teilnehmer alle erforderlichen Informationen erhalten, um den FIO Webmakler effektiv zu nutzen.
Schritt 3: Terminvereinbarung
Die Vereinbarung eines passenden Schulungstermins ist von großer Bedeutung. Hierbei wird darauf geachtet, einen Zeitpunkt zu finden, der den zeitlichen Verfügbarkeiten der Teilnehmer gerecht wird. Die gemeinsame Abstimmung und Koordination ist bei diesem Schritt sehr wichtig, sodass der gewählte Termin in die Zeitpläne der Teilnehmer integriert werden kann.
Schritt 4: Schulungstermin
Die Schulung wird durchgeführt, wobei die vorher geplanten Inhalte präsentiert und vermittelt werden. Der Fokus liegt auf einer verständlichen Präsentation und Interaktion. Am Ende der Schulung haben die Teilnehmer die Möglichkeit Feedback zu den vermittelten Inhalten zu geben. Dieses ist uns sehr wichtig, um den Anforderungen unserer Kunden zu entsprechen und ggf. Optimierungen innerhalb des Prozesses vornehmen zu können.
