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FIO fragt zum Thema Eventmanagement… „Events müssen begeistern, mitreißen und Emotionen wecken.“

Die Welt der Events hat eine bedeutende Entwicklung durchlaufen, beeinflusst vor allem durch die Corona-Pandemie. In diesem Interview werfen wir einen Blick auf die Veränderungen, die in der Eventbranche aufgetreten sind. Und schauen, was die Zukunft der Eventbranche sein könnte – von Online-, über Offline- bis hin zu Hybrid-Events.

Wie liefen Events vor der Corona-Pandemie ab?

Vor der Pandemie gab es hauptsächlich Live-Events. Also es war immer klar, wenn ein Event stattfindet, bedeutet das, dass Leute an einem Ort zusammenkommen und dort eine gemeinsame Zeit verbringen. Das wurde gar nicht groß in Frage gestellt. Ein Event war gleich ein Live-Event. Wer sich das nur vor dem Fernseher oder per Stream angeguckt hat, war nicht wirklich Teil der Veranstaltung.

 

Wie haben Sie die Bedeutung von Events in der Zeit vor der Corona-Pandemie wahrgenommen?

Die große Bedeutung von Events ist das Netzwerken, miteinander in den Austausch zu gehen und Menschen zusammenzubringen. Gemeinsam geschaffene Erlebnisse und Emotionen verbinden die Teilnehmer untereinander, aber auch mit dem veranstaltenden bzw. teilnehmenden Unternehmen. Für ein Unternehmen geht es also genau darum, Emotionen und Erlebnisse zu schaffen, die in Erinnerung bleiben.

 

Gab es vor der Pandemie bereits Online-Veranstaltungen?

Wenn man weiterdenkt, ist ja jede Fernsehaufzeichnung eine Online-Veranstaltung. Abgesehen von Fernsehsendungen war es in der Businesswelt allerdings eher unüblich, einen Kongress zu streamen oder eine reine Online-Veranstaltungen zu halten. Selbst bei Schulungen war es die Gewohnheit, Kunden vor Ort zu besuchen und dort die Schulungen durchzuführen. Die Denkweise war: Nur wer Besucher direkt vor Ort ist, nimmt wirklich teil und fiebert mit.

 

Wie hat sich Ihrer Meinung nach die Bedeutung von Events während der Pandemie verändert, wenn physische Treffen nicht möglich waren?

Als die Pandemie begann, gab es grob zwei Gruppen von Eventplanern. Auf der einen Seite die, die in eine Schockstarre gefallen sind. In ihren Köpfen war: Wir können uns nicht live treffen, also gibt es keine Veranstaltungen. Die Eventmanager waren da viel mit Rückabwicklungen und Stornierungen beschäftigt. Auf der anderen Seite gab es die Eventplaner, die schnell daran gegangen sind, sich neue Formate auszudenken und online zu starten. Aber man muss auch immer sagen, dass gerade in dem Bereich sehr vieles an den Fähigkeiten und der Initiative der einzelnen Leute im Eventplanungsteam hängt. Außerdem muss man bedenken, dass sich alle umstellen mussten.

 

Was meinen Sie damit, dass sich alle umstellen mussten?

Einerseits mussten beim Wechsel zu Online-Events der komplette Dienstleistungsapparat und die eigene Organisation umgestellt werden. Andererseits mussten auch die Kunden bzw. Veranstaltungsteilnehmer an die neue Art des Events gewöhnt werden. Und nicht zuletzt mussten sich auch die Speaker umstellen, die nun nicht mehr so einfach mit dem Publikum interagieren konnten. Es waren somit viele Parts, die sich darauf einstellen und die technischen Voraussetzungen haben mussten. Das allergrößte Problem war aber die Unsicherheit und Unplanbarkeit, denn gerade bei größeren Events fangen Eventmanager schon Monate und Jahre im Voraus an zu planen. So wurden Veranstaltungen aufgrund einer neuen Welle oder neuer Coronabestimmungen wieder verschoben. Aufgrund der Wellen hatte es sich dann so geschoben, dass viele Veranstaltungen im Mai und im September stattfanden. Denn das sind die zwei Monate, in denen der Winter „durch“ ist.

 

Der Corona-Zeit ist ja auch der FIO Brunch entsprungen. Können Sie einmal kurz erläutern, was der Brunch ist und wie diese Idee entstanden ist?

Der FIO Brunch ist eine kurze Online-Veranstaltung, an der Interessierte kostenlos teilnehmen können. Bei einer Tasse Kaffee werden aktuelle Themen der Branche zusammen mit Experten diskutiert – und das innerhalb einer Stunde kurzweilig und trotzdem informativ. Die Idee zu dem Format entstand in der zweiten Corona-Welle. Das heißt, dass wir schon erste Erfahrungen gesammelt hatten, doch zu der Zeit war es noch echt unsicher, wie es weitergehen würde. Doch uns bei FIO war klar, dass wir weiter mit unseren Kunden und Interessenten in den Austausch gehen wollten – der FIO Brunch war geboren.

Und das mit nachhaltigem Erfolg, denn jetzt im September geht der Brunch in die 10. Runde! Also hier haben wir ein gutes Beispiel eines Events aus der Pandemiezeit, dass auch jetzt noch gut ankommt. Ein zusätzlicher Pluspunkt: Die Teilnehmer müssen nicht mehr quer durch die Republik fahren und sparen so Zeit und verursachen weniger CO2-Ausstoß.

 

Der FIO Brunch und auch andere Online-Events haben Eventmanagern gezeigt, dass es auch online geht. Welche Art von Formaten favorisieren Sie?

Jedes Format hat seine Berechtigung und seine Vor- und Nachteile. Mittlerweile fängt die Konzeption einer Veranstaltung damit an, dass man sich überlegt, ob das Format online, offline oder hybrid stattfinden soll. Ich denke, dass bei kurzen Formaten von einer oder zwei Stunden in den meisten Fällen ein Online-Format die richtige Wahl ist. Gerade wenn es um die reine Wissensvermittlung geht.  Sobald es aber darum geht, gemeinsame Erlebnisse zu schaffen, miteinander zu sprechen und zeitlich mehrere Stunden oder Tage geplant sind, sind Offline-Veranstaltungen mein klarer Favorit. Einfach weil ich es für unrealistisch halte, dass online jemand sieben Stunden aktiv vor dem Rechner sitzt. Da ist ja schon die Ablenkung z. B. durch hereinkommende E-Mails viel größer. Außerdem geht zu viel von der Kommunikation untereinander verloren. Bei einer Live-Veranstaltung bin ich hingegen voll und ganz da und konzentriere mich auf die Veranstaltung.

Hybrid-Veranstaltungen sind für mich Knochenbrecher, weil ich finde, dass man weder den Teilnehmern vor Ort, noch den Online-Teilnehmern gerecht wird. Für mich braucht es ein eigenes Live-Format und ein eigenes Online-Format. Das fängt bei der Organisation an: In Live-Formaten braucht es mehr Pausen, um etwas zu essen, auf die Toilette zu gehen und sich auszutauschen. In Online-Formaten passiert das alles nebenbei, sodass es hier einen ganz anderen Tagesablaufplan braucht. Deswegen bin ich mittlerweile sehr stark dafür zu sagen, wir konzentrieren uns entweder auf eine reine Live-Veranstaltung oder wir machen das Ganze rein als Online-Veranstaltung, um gar nicht diesen Spagat machen zu müssen.

 

Gibt es einen Bereich, in dem die Offline-Veranstaltungen von den Online-Formaten profitiert haben? Wie haben sich die Offline-Veranstaltungen verändert?

Was durch Online-Events auf jeden Fall einen noch größeren Stellenwert hat, ist die Interaktion – das ist total wichtig. Nur wer tatsächlich interaktiv dabei ist, also das Gefühl hat, an diesem Event beteiligt zu sein, ist auch emotional dabei. Dass Emotionen eine wichtige Rolle spielen, bestätigt auch die Wissenschaft. So sagte der amerikanische Hirnforscher Joseph LeDoux einst: „Emotionen sind mächtige Motivatoren künftigen Handelns. Sie bestimmen ebenso den Kurs des Handelns von einem Moment zum nächsten, wie sie die Segel für langfristige Ziele setzen.” Es werden keine Emotionen entwickelt, wenn ich mir einen Vortrag „nur“ anhöre und die ganze Zeit nur Frontbeschallung habe. Übrigens auch ein Grund, warum uns Schule in der deutschen Form oft nicht begeistert. Positive Erinnerungen und Erlebnisse entstehen nur durch Interaktion. Deshalb ist es für mich wichtig, Interaktionen auch wirklich zu planen wie z. B. durch Spiele, Umfragen oder sonstigen Aktionen. Denn gerade online merke ich, dass eine einfache Aufforderung z. B. Fragen in den Chat zu schreiben ins Leere läuft, weil die Menschen durch Corona auch einfach Chat-müde geworden sind.

Dazu überlegen sich Eventplaner vorab, wie ein Event schmeckt, riecht, klingt, aussieht und wie es sich anfühlt – eben mit allen Sinnen. So entwickelt man gleichzeitig auch das richtige Storytelling für die Vermarktung.

Die richtig guten Speaker haben die Interaktion als wichtiges Mittel natürlich auch schon erkannt und binden ihr Publikum mit Umfragen und Co. gut ein. Hier helfen nun vor allem auch technische Weiterentwicklungen aus der Corona-Zeit mit diversen Tools. Doch ich denke, Luft nach oben in der Einbindung der Teilnehmer ist noch da.

 

Dazu passt die Aussage von Thomas Johann Lorenz, Entrepreneur: „Fesselnde Online-Formate können wir nur entwickeln, wenn wir uns Mechanismen anschauen, die online funktionieren: Games!“

Gaming beeinflusst unser Belohnungssystem im Gehirn. Wenn wir Spiele spielen, werden Glückshormone wie Dopamin freigesetzt, was uns ein gutes Gefühl gibt. Spiele belohnen uns ständig mit Punkten, Erfolgen und virtuellen Geschenken, was unser Gehirn glücklich macht. Deswegen sehe ich es genauso wie Herr Lorenz: Events müssen begeistern, mitreißen, Emotionen wecken und unser Gehirn „belohnen“.

Eins muss jedem aber klar sein: Events sind in den meisten Fällen eine Wertschätzung der Bestandskunden und Interessenten. Denn Events kosten Geld. Das heißt, dass man sich das als Unternehmen erstmal leisten können. Nur mit den wenigsten Veranstaltungen kann Gewinn erzielt werden. Aus meiner Erfahrung als Teilnehmerin kann ich nur sagen, dass man es merkt, wenn bei einer Veranstaltung an allen Ecken und Enden gespart wird. Deshalb ist es im Vorfeld wichtig, sich Ziele zu setzen, die zum Budget passen.

 

 

Wie hat FIO bei den letzten Events die Interaktion umgesetzt? Haben Sie ein Beispiel für den Online- und den Offline-Bereich?

Beim ersten Livestream haben wir an die Teilnehmer Tagungspakete geschickt, die u. a. das FIO Bingo enthalten haben. Auf der Bingo-Karte standen verschiedene Sprüche und Zitate, die die Teilnehmer abhaken konnten, wenn diese im Livestream genannt wurden. Wer ein Bingo hatte, hat dann an einer kleinen Verlosung teilgenommen. So sind die Teilnehmer spielerisch drangeblieben.

Ein anderes Beispiel ist von einer Messeteilnahme aus dem letzten Jahr. Da haben wir nicht nur einen Stand aufgebaut, sondern in der Messehalle Jenga-Steine versteckt, die die Besucher an den Messestand zurückbringen und einen Turm bauen sollten. Ein zusätzlicher Anreiz war hier, dass wir mit jedem zurückgebrachten Stein fünf Euro an eine gemeinnützige Organisation gespendet haben.

 

Jetzt möchte ich einen Blick in die Zukunft werfen. Und auch in Ihrem nächsten FIO Brunch ist es Thema: KI, ChatGPT und CO. Welchen Einfluss werden diese Tools auf Events haben?

Ich denke, dass kaum eine Branche von den neuen technischen Möglichkeiten unbeeinflusst bleibt. Ich meine, im Eventbereich werden vor allem Künstliche Intelligenzen genutzt, die bei der Organisation und Planung helfen. Denn ein Live-Event letztendlich umzusetzen ist Menschensache – zumindest bis wir irgendwann Roboter einsetzen. Im Onlinebereich wird es vermutlich bald Tools geben, die ein komplettes Event umsetzen. Aber für mich ist ein Event immer noch eine menschliche Verbindung und daher glaube und hoffe ich, dass die KI da gar nicht so einen großen Einfluss hat. Also organisatorisch und planerisch klar, aber am Veranstaltungstag kommt es auf den Menschen an und darauf, dass die Menschen miteinander in den Austausch treten.

 

Mittlerweile gibt es ja bereits Metaversen – also virtuelle Orte, an denen sich Menschen online treffen können. Was denken Sie, sehen wir uns bald nur noch im Metaversum?

Ich hoffe nicht. Die Corona-Zeit hat uns schon gezeigt, was mittlerweile alles möglich ist. Dabei gab es wahnsinnig liebevoll gebaute virtuelle Messehallen, in denen man sich schon wie ein kleiner Roboter vorkam. Da konnte man sich die einzelnen Stände angucken und von Messehalle zu Messehalle „gehen“. Das war auch richtig gut für die Corona-Zeit, aber seitdem wir uns wieder in der Realität treffen dürfen, waren auch die Menschen wieder hungrig nach realen Kontakten. Deshalb glaube und hoffe ich nicht, dass Events irgendwann mal nur durch eine VR-Brille zu besuchen sind.

 

Jetzt noch zu einem Thema, dass uns in allen Bereichen des Lebens betrifft: die Nachhaltigkeit. Wie sieht es da in der Eventbranche aus?

In der Eventbranche spielt das Thema Nachhaltigkeit eine wichtige Rolle. An vielen Ecken merkt man bereits, dass das Thema in den Köpfen der Veranstalter auf jeden Fall angekommen ist. Das fängt bei kleinen Dingen an, wie dem Verzicht auf Plastikgeschirr und der Ansage, dass wiederverwendbare Messewände genutzt werden, sodass die Aussteller nicht einzeln mit Transportern anreisen müssen. Oft gibt es auch die Bitte, mit der Bahn anzureisen, wofür es dann Vergünstigungen gibt, und die Teilnehmer werden möglichst im gleichen Hotel untergebracht, damit man ggf. gemeinsam anreisen kann.

Blicken wir auf die Online-Events, ist eins ganz klar: Die Teilnehmer sparen sich die Anreise. Ja klar, man muss auch gegenrechnen, dass natürlich Strom verbraucht wird. Aber der Verbrauch ist natürlich geringer im Vergleich zu vielen Teilnehmern, die sich auf den Weg zum Veranstaltungsort machen.

Was auf beide Arten von Veranstaltungen im Bereich Nachhaltigkeit umzusetzen ist, ist die Möglichkeit, digitale Materialien anstelle von physischen Unterlagen zu verwenden. Das Vermeiden von gedruckten Broschüren, Flyern oder Karten reduziert den Papierverbrauch und spart Ressourcen.

Insgesamt sollten wir bei der Planung und Durchführung von Events immer bedenken, wie unsere Entscheidungen die Umwelt beeinflussen. Indem wir auf nachhaltige Praktiken achten, können wir dazu beitragen, die negativen ökologischen Auswirkungen zu minimieren und gleichzeitig innovative und informative Veranstaltungen zu schaffen.

Cornelia Mokosch, Veranstaltungsmanagerin bei FIO
Cornelia Mokosch wollte schon immer im Bereich Events arbeiten. Nach ihrer Ausbildung als Medienkauffrau Digital & Print arbeitete sie im Veranstaltungsmanagement der Mitteldeutschen Zeitung. Zusätzlich studierte sie Markt- und Werbepsychologie. Seit drei Jahren ist sie bei FIO als Veranstaltungsmanagerin tätig.

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