07.11.2024
FIO macht klar Schiff und räumt Ihre Unterlagen auf. Von Flurkarte über Grundriss bis Legitimationsdokumente – mit der digitalen Dokumentenakte für Objekt- und Kontaktdateien können Sie im FIO Webmakler Dokumente bequem und übersichtlich ablegen sowie individuell Ordner konfigurieren.
Direkt loslegen: Wichtige Ordner bereits vorkonfiguriert
Nachdem die Dokumentenakte als „experimentelles Feature“ ausgiebig durch Sie getestet wurde und wir viel wertvolles Feedback berücksichtigen konnten, ist es soweit: die praktische Funktion zum Definieren der Ordner steht mit der Version 2024.5 vom FIO Webmakler ab Mitte Mai allen Nutzern mit dem Verwaltungsrecht „Konfigurieren“ zur Verfügung. Sie ermöglicht es, eine einheitliche Dokumentationsstruktur für die gesamte Vertriebseinheit zu erstellen. Und damit Sie gleich mit dem Frühjahrsputz loslegen können, haben wir Ihnen die wichtigen Kontaktordner „Legitimationsdokumente“, „Einwilligungserklärungen“ und „Verträge“ sowie den Objektordner „Objektunterlagen“ bereits im Webmakler hinterlegt. Im Bereich „Verwaltung“ können Sie unter dem Menüpunkt „Dokumentenakte“ mit Klick auf das Plus-Symbol „Hinzufügen“ beliebig viele weitere Ordner erstellen. Und auch die Anlage von Unterordnern ist möglich.
Besonders bequem: Automatisches Einsortieren dank hinterlegtem Dokumententyp
Beim Anlegen neuer Ordner muss zunächst der gewünschte Name in das Freitextfeld eingetragen werden. Anschließend können ein oder mehrere zutreffende Dokumententypen zur Definition des Ordners ausgewählt und dabei auf alle in FIO abbildbaren Dokumententypen zurückgegriffen werden.
Weiterer Pluspunkt: Sie müssen die Dateien nach dem Hochladen nicht manuell einsortieren, die Einordnung erfolgt automatisch anhand der zugewiesenen Dokumententypen je Ordner. Anschließend stehen alle neuen Ordner für sämtliche Kontakte und Objekte zur Verfügung und können sowohl mit bereits hinterlegten Dateien als auch neu hochgeladenen Dokumenten bestückt werden.
Kleiner Tipp: Wer nicht so lange warten möchte, kann bereits vorab im Menü unter Benutzereinstellung die dazugehörige experimentelle Funktion aktivieren. Selbstverständlich bleiben die vorhandenen Strukturen bei „Altnutzern“ komplett erhalten.
Ausblick: Die Liveschaltung der Dokumentenaktenfunktion ist auch die Grundlage für die künftige Nutzung im Serviceportal/OSS. Wie bereits beim Grundriss-Service können Dokumente demnächst aus FIO direkt in die OSS-Bestellung übernommen werden ohne lästiges Down/Uploaden.
