Digitale Unterschrift & Formularcenter

In diesem kostenfreien Webinar geben wir Ihnen eine Anleitung zur Nutzung der digitalen Unterschrift an die Hand.

Erfahren Sie in diesem 30-minütigen Webinar, welche Einstiegspunkte, Anwendungsmöglichkeiten und Voraussetzungen für den Prozess vorliegen und welche Vorteile Ihnen die digitale Unterschrift bietet.

Die Highlights der digitalen Unterschrift im Überblick:

✔️ Dokumente direkt in der Anwendung signieren lassen

✔️ Mobiles, papierloses Unterschreiben

✔️ Automatische Historisierung

✔️ Historisierung mit Zeitstempel

✔️ Beschleunigung und Verschlankung von Prozessen durch schnellere Dokumentation

✔️ Reduzierung von ressourcenintensiven Druck-, Versand- und Scanprozessen

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

Maklerverträge digital unterschreiben mit FIO

In der altbewährten Zettelwirtschaft geht einige Zeit ins Land zwischen dem Druck eines eigentlich bereits digital vorhandenen Maklervertrags, dessen postalischem Versand und dem Posteingang des unterschriebenen Schriftstücks. Dabei steht im Anschluss noch der Scanvorgang zur digitalen Archivierung an, wenn sich das Vermittlerbüro bereits von der Akte in Papierform abgewendet hat. Für Anwender der FIO Maklersoftware ist es ab sofort möglich, Verträge von Kunden digital unterschreiben zu lassen. Im Anschluss werden diese automatisiert in der Lösung archiviert.

Papierlos Verwaltungsaufwand reduzieren

Die Zeitersparnis bei der Anwendung digitaler Unterschriften ist offensichtlich. Außerdem erspart das digitale Unterzeichnen ressourcenintensive Druck-, Versand- und Scanprozesse. Makler sind verpflichtet, Vertragswerke zu archivieren: Ein Vorgang, der mit rein digitalen Dokumenten samt Unterschrift deutlich verschlankt wird. Für Kunden bietet die digitale Unterschrift den Vorteil, dass Vertragsunterlagen direkt beim Makler hinterlegt und sicher verwahrt werden.

Elektronische Akte für Makler und Kunden

Die FIO Maklersoftware ermöglicht bei der Erstellung elektronischer Maklerformulare ab sofort die Integration eines Platzhalters für die elektronische Unterschrift. Es ist kein separates Eingabegerät nötig. Unterschrieben werden kann per Maus oder direkt am Touchscreen.

Erfolgt der Klick auf „Speichern“, bleibt die Unterschrift rechtskonform im Dokument mit Zeitstempel versehen gespeichert. Anschließend kann das Formular wie vorgesehen verwendet, per Mail verschickt, heruntergeladen oder gedruckt werden. Zudem wird das Formular in der Lösung dem entsprechenden Datensatz angeheftet und elektronisch archiviert.

Warum Makler Müller die digitale Unterschrift nutzen sollte

„Makler sind heute meist mit iPad und iPhone unterwegs zum Kunden“, erläutert Guido Hannowsky, Key Account Manager bei der FIO SYSTEMS AG. „Mit der Möglichkeit der elektronischen Signatur können Immobilienvermittler in Zukunft auf die Mitnahme von unhandlichen Akten in Papierform zum anschließenden Scannen der unterschriebenen Formulare verzichten.“ Außerdem habe das digitale Büro einen wesentlichen Einfluss auf den Eindruck, den der Makler beim Kunden hinterlasse: So könne Makler Müller digital auf dem neuesten Stand seinen professionellen Auftritt stärken.

Abschied von turmhohen Papierstapeln

Die elektronische Signatur führt das Maklergeschäft einen Schritt weiter auf dem Weg der Digitalisierung. Damit ermöglicht FIO rechtskonforme digitale Formulare. Zudem optimiert die digitale Unterschrift auch nachgelagerte Prozesse wie beispielsweise die fristgemäße Löschung von Kundendaten gemäß DSGVO.
Mit der digitalen Unterschrift können Makler Abschied nehmen von Papierstapeln.
 

Mit praktischer Online-Signatur noch schneller zum Vertragsabschluss

Der digitalen Unterschrift von FIO sei Dank müssen Dokumente künftig nicht mehr umständlich ausgedruckt, unterzeichnet, eingescannt und wieder hochgeladen werden, sondern können bequem direkt in der Maklersoftware signiert werden. Das vereinfacht die Arbeitsprozesse bei der erfolgreichen Immobilienvermarktung enorm und steigert die Produktivität.

Katalysator für die Optimierung nachgelagerter Prozesse

Seit einiger Zeit bietet die FIO SYSTEMS AG die Möglichkeit, Dokumente digital zu unterzeichnen und das entsprechende Dokument automatisch in der Maklersoftware zu hinterlegen bzw. direkt aus der Anwendung heraus zu versenden. „Die digitale Unterschrift in FIO ist ein weiterer wichtiger Baustein in der Digitalisierung des Maklergeschäfts. Neben dem Verzicht auf Papier und dem damit verbundenen Verwaltungsaufwand optimieren wir zeitgleich auch nachgelagerte Prozesse wie bspw. die rechtzeitige Löschung von Kundendaten gemäß DS-GVO.“, erklärt Tobias Kosmeier, IT-Leiter der LBS Immobilien GmbH NordWest, die als langjähriger FIO-Kunde tatkräftig die Entwicklung des Features unterstützt hat.

Keine speziellen Eingabegeräte erforderlich

Um die praktische Funktion nutzen zu können, muss zunächst ein Dokument mit dem entsprechenden Platzhalter unter dem Dokumententyp Formular hinterlegt werden. Über das Formularcenter der Maklersoftware können anschließend verschiedene Vorlagen erstellt und bearbeitet werden. Zum Unterzeichnen sind keine speziellen Eingabegeräte notwendig, ein Klick auf das Unterschriftenfeld genügt und schon kann das Dokument per Maus oder Touchscreen unterschrieben werden.

Mit einem Klick zurück zum Vertragspartner

Mit Klick auf „Speichern“ werden alle dynamischen Formularinhalte automatisch ausgefüllt und die digitale Unterschrift mit Zeitstempel im Dokument hinterlegt. Dieses lässt sich anschließend per E-Mail versenden, herunterladen oder einem Druckstapel hinzufügen und wird außerdem in der Maklersoftware automatisch im entsprechenden Datensatz abgelegt.
FIO bietet dazu in Kürze auch eine kostenfreie Einführung sowie ein Tutorial mit praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung an.

Die digitale Zukunft des Immobilienkaufes nachhaltig mitgestalten

Die Vertragsunterzeichnung ist nur einer von vielen Prozessen der Immobilienvermarktung, den die FIO SYSTEMS AG im Rahmen ihrer Maklersoftware bereits digitalisiert hat, wie FIO Vorstand Reik Hesselbarth erklärt: „Wir denken die Arbeitswelten unserer Kunden immer wieder neu und bündeln in unserer Anwendung alle erdenklichen Funktionen und Services, die das Vermarkten von Immobilien und das Erschließen weiterer Ertragsfelder so einfach wie möglich machen. Wir wollen in engem Austausch mit unseren Kunden verschiedenste Schnittstellen für maximalen Nutzen entwickeln und mit automatisierten und verschlankten Workflows den administrativen Aufwand gleichsam für sie minimieren.“ Und dieser Plan scheint aufzugehen, wie Tobias Kosmeier bestätigt: „Die Entwicklung dieses Features hat wieder gezeigt, wie wichtig die enge Zusammenarbeit zwischen Stakeholder und Softwaredienstleister ist. Mit der FIOSYSTEMS AG haben wir einen starken Partner an unserer Seite, mit dem wir bereits viele Jahre vertrauensvoll zusammenarbeiten.“

Unsere „Neue“ im Faktencheck

Zum 30. Dezember 2019 zieht FIO den Stecker: Version 3 unserer Immobilienvermarktungssoftware wird ab diesem Zeitpunkt nicht mehr weiterentwickelt und der Support dafür eingestellt. Zeit also, sich einer „Neuen“ zu widmen. Damit Ihnen die Trennung nicht zu schwerfällt, möchten wir Sie heute gern mit der attraktiven Nachfolgerin bekannt machen und Ihnen drei der zahlreichen, neuen Features etwas genauer vorstellen.

Keine Eskalationen mehr

Ein besonders wichtiges und hilfreiches Feature unserer „Neuen“ sind die Bearbeitungsfristen für Kontaktbögen, mit denen Sie Interessentenanfragen aus Portalen automatisiert in Ihre Maklersoftware übernehmen. Mit der neuen Version können künftig Eskalationsinformationen eingerichtet werden. Droht also eine Kontaktanfrage unbearbeitet zu bleiben, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung. Die Frist, nach deren Ablauf die Information ausgelöst wird, berechnet sich dabei anhand der Neuanlage des Kontaktbogens im System und der seither vergangenen Werktage.

Schluss mit Papierkram!

Das Feature „digitale Unterschrift“ erspart Ihnen fortan das lästige und zeitaufwendige Ausdrucken, Unterzeichnen, Scannen und Uploaden von Vertragsdokumenten, denn damit können Sie in FIO erstellte Dokumente bequem unterzeichnen. Die Funktion steht aktuell zwar nur für den Prozess Vertriebsauftragsbestätigung durch den Eigentümer zur Verfügung, wird jedoch im Rahmen kommender Versionen künftig auch auf weitere Anwendungsfälle ausgeweitet.

Nicht mehr umständlich um Erlaubnis bitten

Mit der Anbieterfreigabe können in Zukunft Freigaben zur Veröffentlichung von Objekten bequem vom Eigentümer online eingeholt werden. Der umständliche Versand von Papierexposés zur Kontrolle aller Angaben entfällt dadurch komplett. Um die Anbieterfunktion nutzen zu können, muss der Prozess lediglich in der Verwaltung unter der Registerkarte „Konfiguration“ für die gewünschten Vertragsarten konfiguriert werden.
Sie sehen, unsere „Neue“ macht Ihnen das Leben leichter. Und sollte es wie in jeder guten Beziehung doch mal zu Unstimmigkeiten kommen, glättet unser umfassender Support gerne die Wogen und bieten wir mit unseren Tutorials und kostenfreien Webinaren gern Hilfe zur Selbsthilfe.