Papierlos makeln

Das digitale Immobilienexposé, das Makler als PDF im Anhang von E-Mails versenden, hat sich am Markt durchgesetzt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Alle Informationen stehen den Interessenten mit nur geringem Zeitverzug zur Verfügung, es fällt kein Porto an und Makler optimieren ihre Workflows. Beim digitalen Webexposé schickt der Makler anstelle eines PDF einen Link zu einer Internetseite mit allen Objektinformationen. FIO geht nun mit dem automatisierten Webexposé noch einen Schritt weiter in die digitale Zukunft: Interessenten erhalten damit auf Mausklick ab sofort automatisiert einen Link per E-Mail. Dieser führt sie zum Webexposé. Es hält für die Kunden neben den Objektinformationen und Bildern beispielsweise auch optional einen virtuellen 360-Grad-Rundgang bereit.

Sicher nach neuem Maklerrecht

Anwendern der FIO Maklersoftware verschafft die Einführung des automatisierten Workflows mehr Zeit für das Wesentliche. Sie haben die Möglichkeit, das Webexposé automatisiert versenden zu lassen und Objekte gezielt dafür freizugeben. Dann sind auch datenschutzrechtliche Aspekte nach dem neuen Maklerrecht berücksichtigt: So muss der Kunde vor Erhalt des Webexposé die Datenschutzbestimmungen und Verbraucherinformationen mit Widerrufsbelehrung mit einem Häkchen versehen. Bevor der Link zum Webexposé per Mail an den Interessenten verschickt wird, muss dieser auch dem Maklervertrag, der in einem Popup-Fenster erscheint, zustimmen. Makler müssen in diesen Workflow zu keiner Zeit eingreifen. Dabei ist es möglich, den Automatisierungsgrad individuell zu gestalten. Eine integrierte automatische Dublettenprüfung weist den Makler zudem auf etwaige mehrfach angelegte Nutzer hin.

Auswerten was Kunden wollen

Der ins Webexposé integrierbare 360-Grad-Rundgang bietet als besonderes Highlight spannende Auswertungsmöglichkeiten:

Mit intelligenten Tracking-Features kann der Makler zu jeder Zeit ermitteln, was die Kunden ansehen und an welchen Stellen sie besonders lange verweilen. Mit diesen Insights haben Makler die Möglichkeit, die Kunden in ihren Bedürfnissen noch zielgenauer abzuholen und Immobilienangebote ansprechender aufzubereiten.

Kontaktloser Zugang zum Objekt

Für die Kunden bietet das Webexposé den Vorteil, dass E-Mail-Postfächer nicht zusätzlich von großen PDF-Dateien verstopft werden. Außerdem profitieren sie von einem schnellen, unkomplizierten Zugang zu allen wichtigen Informationen rund um ihre Wunschimmobilie. Zudem präsentiert sich diese ansprechend und überzeugend aufbereitet, beispielsweise mit der Möglichkeit zu einem virtuellen 360-Grad-Rundgang – eine Option, die sich gerade auch in Zeiten pandemiebedingter Kontaktbeschränkungen bewährt. Entspricht das Objekt nicht den Kundenwünschen, können diese das dem Makler per Mausklick direkt im Webexposé mitteilen. So kann gezielt nachgefasst und passendere Objekte angeboten werden.

Fit für die Zukunft

Mit dem automatisierten Webexposé können Kunden zu jeder Tages- und Nachtzeit und ohne Zeitverzug alle wichtigen Informationen zu ihrem Wunschobjekt per Mausklick anfordern. Der vollautomatische Prozess, den Makler entweder für alle oder nur für ausgesuchte Objekte einstellen können, integriert alle rechtlichen Neuregelungen, die ab 23.12.2020 mit dem neuen Maklerrecht gelten. Im neuen Jahr hat FIO bereits weitere Features im Blick, die das automatisierte Webexposé noch anwenderfreundlicher gestalten. So wird es unter anderem zusätzliche Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung geben.
 
 
 

Maklerverträge digital unterschreiben mit FIO

In der altbewährten Zettelwirtschaft geht einige Zeit ins Land zwischen dem Druck eines eigentlich bereits digital vorhandenen Maklervertrags, dessen postalischem Versand und dem Posteingang des unterschriebenen Schriftstücks. Dabei steht im Anschluss noch der Scanvorgang zur digitalen Archivierung an, wenn sich das Vermittlerbüro bereits von der Akte in Papierform abgewendet hat. Für Anwender der FIO Maklersoftware ist es ab sofort möglich, Verträge von Kunden digital unterschreiben zu lassen. Im Anschluss werden diese automatisiert in der Lösung archiviert.

Papierlos Verwaltungsaufwand reduzieren

Die Zeitersparnis bei der Anwendung digitaler Unterschriften ist offensichtlich. Außerdem erspart das digitale Unterzeichnen ressourcenintensive Druck-, Versand- und Scanprozesse. Makler sind verpflichtet, Vertragswerke zu archivieren: Ein Vorgang, der mit rein digitalen Dokumenten samt Unterschrift deutlich verschlankt wird. Für Kunden bietet die digitale Unterschrift den Vorteil, dass Vertragsunterlagen direkt beim Makler hinterlegt und sicher verwahrt werden.

Elektronische Akte für Makler und Kunden

Die FIO Maklersoftware ermöglicht bei der Erstellung elektronischer Maklerformulare ab sofort die Integration eines Platzhalters für die elektronische Unterschrift. Es ist kein separates Eingabegerät nötig. Unterschrieben werden kann per Maus oder direkt am Touchscreen.

Erfolgt der Klick auf „Speichern“, bleibt die Unterschrift rechtskonform im Dokument mit Zeitstempel versehen gespeichert. Anschließend kann das Formular wie vorgesehen verwendet, per Mail verschickt, heruntergeladen oder gedruckt werden. Zudem wird das Formular in der Lösung dem entsprechenden Datensatz angeheftet und elektronisch archiviert.

Warum Makler Müller die digitale Unterschrift nutzen sollte

„Makler sind heute meist mit iPad und iPhone unterwegs zum Kunden“, erläutert Guido Hannowsky, Key Account Manager bei der FIO SYSTEMS AG. „Mit der Möglichkeit der elektronischen Signatur können Immobilienvermittler in Zukunft auf die Mitnahme von unhandlichen Akten in Papierform zum anschließenden Scannen der unterschriebenen Formulare verzichten.“ Außerdem habe das digitale Büro einen wesentlichen Einfluss auf den Eindruck, den der Makler beim Kunden hinterlasse: So könne Makler Müller digital auf dem neuesten Stand seinen professionellen Auftritt stärken.

Abschied von turmhohen Papierstapeln

Die elektronische Signatur führt das Maklergeschäft einen Schritt weiter auf dem Weg der Digitalisierung. Damit ermöglicht FIO rechtskonforme digitale Formulare. Zudem optimiert die digitale Unterschrift auch nachgelagerte Prozesse wie beispielsweise die fristgemäße Löschung von Kundendaten gemäß DSGVO.
Mit der digitalen Unterschrift können Makler Abschied nehmen von Papierstapeln.
 

Von verfeinerter Suchfunktion über zusätzliche Tabellendarstellungen bis hin zu neuen Schnittstellen – wir waren in den vergangenen drei Monaten fleißig und haben noch einmal die Top10 der Softwareneuerungen von April bis Juni 2020 auf einen Blick zusammengefasst.

1. Fertigstellung der Schnittstelle zu „FIO LIVE“

Seit diesem Quartal lässt sich das neue Digital Signage-Produkt „FIO LIVE“ direkt in unserer Maklersoftware aufrufen. Nutzer müssen FIO LIVE lediglich konfigurieren und danach werden sämtliche neu angelegte Objekte immer automatisch aus der Maklersoftware heraus in FIO Live eingespielt. Damit lassen sich im Handumdrehen zielgruppenspezifische Präsentationen für das eigene Business erstellen und können Objekte samt Exposés aufmerksamkeitsstark auf hochwertige Digital Signage Hardware wie ePoster, Stelen, Displaysysteme oder Videowalls ausgespielt werden.
Neben verkaufsfördernden Immobilienexposés lassen sich mit FIO LIVE auch weitere Inhalte – wie News, aktuelle Wettervorhersagen oder individuelle Social-Media-Beiträge – gekonnt in Szene setzen und auf diese Weise noch effektiver Leads generieren. Das Tool ist dabei so einfach gebaut und intuitiv bedienbar, dass auch unerfahrene Nutzer es problemfrei nutzen können. Unzählige Vorlagen und der umfangreiche Online-Konfigurator runden das komfortable Nutzererlebnis ab. Selbstverständlich bieten wir Ihnen zur Software mit unserem umfangreichen Angebot an Display- und Präsentationssystemen auch die nötige Hardware – bequemer Rundum-Service von der Projektierung bis hin zu individuellen Anwenderschulungen inklusive. Bei Fragen steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner Thomas Heinz unter vertrieb.ds@fio.de  jederzeit gern zur Verfügung.

2. Fertigstellung der Schnittstelle zu „LeadFabrik“

Im zweiten Quartal konnten wir die Schnittstelle zur „LeadFabrik“, ein Service unserer Tochtergesellschaft Maklaro, erfolgreich in unsere Vermarktungslösungen implementieren. LeadFabrik enthält eine erfolgsgeprüfte, digitale Leadstrecke zur Immobilienbewertung und kann als SAAS-Lösung problemlos in eine vorhandene Makler-Website integriert werden kann. Am Ende des Eingabeprozesses entlang der Eingabe-Maske werden die Daten automatisch von der Maklerwebsite in die FIO Maklersoftware importiert und eine entsprechende Preiseinschätzung als PDF-Dokument im Design des Maklers erstellt. Die LeadFabrik unterstützt bei der erfolgreichen Anbahnung von Geschäftsbeziehungen und unterstreicht die Expertise des Maklers. Weiterführende Fragen beantworten Ihnen Ihre persönlichen Ansprechpartner im Bankenbereich Judith Fanselow und Christoph Glatho gern unter vertrieb-vr-makler@fio.de beziehungsweise vertrieb-s-vermarktung@fio.de.

3. Kurzfristige Anpassung des Mehrwersteuersatzes

Pünktlich zum Inkrafttreten des Konjunkturpaketes stand für die Nutzer der FIO Maklersoftware zum 30. Juni der von der Bundesregierung beschlossene reduzierte Mehrwertsteuersatz in Höhe von 16 % in der Softwarelösung zur Verfügung. Für alle Abrechnungen von Vertragsabschlüssen vor dem 1. Juli wird automatisch der Satz von 19 % verwendet, für alle danach geschlossenen Verträge automatisch der reduzierte Satz angewendet. Selbstverständlich wird der neue Satz auch bei der Erfassung von Provisionsempfängern sowie bei erwarteten Käufer- bzw. Verkäufercourtagen ausgewiesen. Alle Änderungen haben wir durch zentrale Updates ohne Installationsaufwand für unsere Kunden ausgerollt.

Außerdem konnten folgende Neuerungen fertiggestellt werden:
4. Verbesserung der Funktionalität bei der Hinterlegung von zusätzlichen Ansprechpartnern
5. Erweiterung der praktischen Textbausteinfunktion
6. Ergänzung der Hinweis-Funktion bei Reservierungen
7. Einführung zusätzlicher Möglichkeiten für die Tabellendarstellung
8. Verbesserung der Usability im Bereich Freigaben
9. Verbesserung der Usability im Bildbearbeitungsmodus
10. Bearbeitungsmöglichkeit für bereits abgeschlossene Objekte
Weitere Informationen und hilfreiche Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu den einzelnen Neuerungen erhalten Sie in unseren regelmäßigen Release-Videos. Sie können diese direkt im Hilfebereich der Maklersoftware abrufen. Darüber hinaus steht Ihnen wie gewohnt unser kompetentes Support-Team jederzeit gern mit Rat und Tat zur Seite.

Pünktlich zum Inkrafttreten des Konjunkturpaketes steht für die Nutzer von FIO WEBMAKLER, FIO S-VERMARKTUNG sowie für FIO VR-MAKLER ab dem 30.06.2020 der von der Bundesregierung beschlossene reduzierte Mehrwertsteuersatz in den Softwarelösungen zur Verfügung.

Der neue, temporär gültige Mehrwertsteuersatz in Höhe von 16 % kann ab diesem Zeitpunkt für Abrechnungen ausgewählt werden. Um eventuelle Fehleingaben zu vermeiden, werden Abrechnungen für Vertragsabschlüsse mit einem Vertragsdatum vor dem 01.07.2020 weiterhin im System mit dem Satz von 19 % vorbelegt. Für Abrechnungen mit Vertragsdatum ab dem 01.07.2020 wird bei allen Abrechnungen standardmäßig der neue, editierbare Satz in Höhe von 16 % angezeigt.
Weiterhin steht der neue Mehrwertsteuersatz bei der Erfassung von Provisionsempfängern zur Auswahl. Dynamisch berechnete Werte, wie z.B. die erwarteten Käufer- bzw. Verkäufercourtagen werden im Gültigkeitszeitraum ebenso mit dem neuen Satz ausgewiesen.
Bei der Verwendung der Mehrwertsteuersätze werden die Anwender softwareseitig durch technische Hinweismeldungen unterstützt.

Wichtiger Hinweis zu verwendeten Werbemitteln
Im Falle der Darstellung von Außenprovisionen auf Exposees, Aushängen, Immobilienportalen oder Webexposees erfolgt keine automatisierte Anpassung durch FIO. Die erforderlichen Angaben müssen aktiv durch den Anwender vorgenommen werden. Softwareseitig existieren verschiedene Möglichkeiten diese Ergänzungen in unmittelbarer Nähe der bestehenden Provisionsangabe vorzunehmen, sollte bei notariellen Kaufverträgen zwischen dem 01.07. und 31.12.2020 eine Abrechnung der Maklerprovision mit dem vorübergehend reduzierten Mehrwertsteuersatz von 16 % erfolgen. So könnte beispielsweise das Provisionshinweis-Feld in der Softwarelösung genutzt werden, eine Ergänzung in den Objekttexten vorgenommen werden, ein spezielles Bild im Objekt oder ein zusätzlicher Beileger im Falle eines Exposéversandes verwendet werden.