02.07.2026
Wer erfolgreich Immobilien vermarktet, weiß: Eine gute Kundenbeziehung endet nicht nach dem ersten Kontakt. Regelmäßige Kommunikation schafft Vertrauen, stärkt die Kundenbindung und sorgt dafür, dass man auch langfristig im Gedächtnis bleibt. Gleichzeitig kostet die Betreuung von Interessent:innen, Käufer:innen und Eigentümer:innen viel Zeit. Geburtstagsgrüße, Erinnerungen oder Nachfassaktionen sind wertvolle Kontaktpunkte, gehen im Tagesgeschäft jedoch schnell unter.
Mit dem neuen Workflow Manager im FIO Webmakler automatisiert ihr wiederkehrende Kommunikationsprozesse und sorgt dafür, dass persönliche Berührungspunkte mit Kund:innen erhalten bleiben.
Wiederkehrende Aufgaben intelligent automatisieren
Viele Kommunikationsaufgaben im Makleralltag wiederholen sich immer wieder. Geburtstagsgrüße sollen pünktlich versendet, Interessent:innen bei relevanten Anlässen kontaktiert oder Verkäufer:innen nach einem erfolgreichen Abschluss um eine Bewertung gebeten werden. Diese Maßnahmen stärken die Kundenbindung, geraten zwischen Besichtigungen, Telefonaten und laufenden Vermarktungen jedoch schnell in den Hintergrund. Genau hier setzt der Workflow Manager an.
Das neue Modul unterstützt euch dabei, standardisierte Kommunikationsabläufe zu automatisieren und zuverlässig auszuführen. Statt einzelne Aufgaben manuell anzulegen oder Erinnerungen im Blick behalten zu müssen, werden definierte Prozesse automatisch angestoßen. Dadurch entstehen verlässliche Abläufe, die euch im Arbeitsalltag entlasten und gleichzeitig eine professionelle Kundenkommunikation sicherstellen.
Für Immobilienmakler:innen bedeutet das vor allem eines: weniger administrative Routineaufgaben und mehr Zeit für persönliche Gespräche, Besichtigungen und die individuelle Beratung.
Flexibel an eure Prozesse anpassbar
Jedes Maklerunternehmen arbeitet anders. Deshalb wurde der Workflow Manager so entwickelt, dass sich die bereitgestellten Standard-Workflows flexibel anpassen lassen.
Mit dem Release stehen mehrere vorkonfigurierte Workflows zur Verfügung, die als Grundlage für automatisierte Kommunikationsprozesse genutzt werden können. Diese lassen sich individuell konfigurieren, mit eigenen Bezeichnungen versehen und für bestimmte Benutzende oder Vertriebseinheiten freigeben. Auch die verwendeten E-Mail-Vorlagen können passend zu euren Kommunikationsstandards ausgewählt werden.
Direkte Steuerung im Kontakt
Die Nutzung des Workflow Managers erfolgt direkt innerhalb der Kontakte im FIO Webmakler. Über einen eigenen Workflow-Bereich kann festgelegt werden, welche automatisierten Abläufe für einzelne Kontakte aktiviert werden sollen.
Dadurch bleibt jederzeit transparent, welche Prozesse für eine Person hinterlegt sind und welche Kommunikationsmaßnahmen automatisiert ausgeführt werden. Änderungen werden dokumentiert und historisiert, sodass die Entwicklung der Kundenkommunikation jederzeit nachvollzogen werden kann.
Effizient auch bei größeren Kontaktbeständen
Besonders bei umfangreichen Kontaktbeständen spielt der Workflow Manager seine Stärken aus. Neue Workflows müssen nicht für jeden Kontakt einzeln aktiviert werden, sondern können auch gesammelt für mehrere Kontakte gleichzeitig eingerichtet werden.
Das spart nicht nur Zeit bei der Einführung neuer Prozesse, sondern erleichtert auch die laufende Pflege großer Datenbestände. Wiederkehrende Kommunikationsmaßnahmen lassen sich dadurch effizient und einheitlich umsetzen – unabhängig davon, ob es sich um zehn oder mehrere hundert Kontakte handelt.
Mehr Zeit für Abschlüsse – heute und in Zukunft
Der Workflow Manager ist mehr als ein einzelnes neues Feature. Er markiert den Auftakt einer Reihe von Weiterentwicklungen, mit denen der FIO Webmakler in den kommenden Monaten noch stärker auf die Automatisierung des Makleralltags ausgerichtet wird.
Unser Ziel ist klar: Weniger Zeit für administrative Routinen und manuelle Standardaufgaben, mehr Kapazitäten für die persönliche Beratung, die Betreuung eurer Kundschaft und erfolgreiche Abschlüsse.
Denn erfolgreiche Immobilienvermittlung entsteht nicht durch das Verwalten von Aufgabenlisten oder das Versenden einzelner Erinnerungen. Sie entsteht dort, wo Makler:innen ihre Expertise einbringen, Vertrauen aufbauen und Menschen auf dem Weg zu ihrer Immobilienentscheidung begleiten.
Testet die Funktion jetzt selbst im FIO Webmakler! Für alle, die die Maklersoftware noch nicht nutzen, gibt es hier den Zugang zur 14-tägigen kostenfreien Testversion.
Wer noch mehr rund um die Pflege digitaler Kundenbeziehungen wissen möchte, hört am besten in unsere FIOcast Folge mit Jana Bartholomäus rein. Die komplette Folge des FIOcast gibt es jetzt auf Spotify, Apple Music, Amazon Music und den kompletten Videocast auf Youtube.
