Virtuelle
Schulgirokonten

Die Schulgirokonten von FIO Account sind speziell für Schulen entwickelte virtuelle Konten, die eine effiziente und transparente Treuhandverwaltung von Schulgeldern ermöglichen. Die Harzsparkasse hat die Konten seit mehr als 10 Jahren im Portfolio und betreut aktuell 30 Schulen verschiedenster Größen und Arten im Landkreis Harz. Im Interview mit René Johs, Experte für Electronic Banking haben wir über die Vorteile der virtuellen Konten für Bildungseinrichtungen aber auch für Finanzinstitute gesprochen.

Was hat die Harzsparkasse initial dazu bewogen, unsere Cloudlösung für die digitale Treuhandgeldverwaltung einzuführen?

Auslöser war eine Direktive des Landes Sachsen-Anhalt, die Bildungseinrichtungen in die Pflicht nimmt, staatliche Zuschüsse auf einem Schulkonto zu verwalten. Im Zuge der Anforderungen sind einige Schulen auf uns zugekommen. Sie wünschten sich eine sichere Lösung, mit der die Vorgaben mit möglichst geringem Verwaltungs- und Kostenaufwand umgesetzt werden können. Dabei ging es den Schulen vor allem darum, die finanziellen Mittel verschiedenen Zwecken zuordnen zu können, damit auch die Gelder, die die Schüler:innen bzw. Eltern zum Beispiel für Bücher, Kopien oder Ausflüge an die Schule zahlen, sinnvoll gemanagt werden können. Im Zuge der Recherche nach einer effizienten Lösung sind wir auf die virtuellen Schulgirokonten von FIO Account aufmerksam geworden. Sie decken den Bedarf der Schulen und haben uns mit ihrem Funktionsumfang überzeugt.

Welche spezifischen Funktionen von FIO Account sind für Schulen besonders hilfreich?

In erster Linie die Möglichkeit, die eingezahlten Gelder verschiedenen Zwecken zuordnen zu können – und das mit minimalem administrativem Aufwand. Ein weiterer Pluspunkt ist die lückenlose Historisierung sämtlicher Zahlungsein- und -ausgänge für jedes virtuelle Unterkonto. Damit sind Schulen gut für eventuelle Überprüfungen gerüstet.
Dass die Lösung webbasiert ist, schafft zudem viel Flexibilität in der Nutzung über verschiedene Geräte. Und auch das umfassende Rechte-Rollen-System erleichtert das digitale Finanzmanagement der Schule enorm. So können beispielsweise verschiedene Konten einzelnen Lehrern zugeordnet werden. Nicht zu vergessen der große Sicherheitsaspekt, denn dank virtueller Unterkonten werden die umfänglichen Risiken der Verwahrung großer Bargeldsummen beseitigt.

Welche Mehrwerte sind für Banken von nutzen?

Mit den virtuellen Schulgirokonten können Banken einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung der Bildungslandschaft leisten und damit das eigene Image boosten. Die Lösung ist zudem ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zum bargeldlosen Zahlungsverkehr und reduziert die Aufwendungen für Banken nachhaltig. Die Verwaltungstätigkeiten auf Seiten des Instituts sind dabei ebenso marginal wie der administrative Aufwand bei der Neuanlage von Kundinnen und Kunden bzw. bei der Nutzer:innenpflege.

Wie hat sich die Einführung der virtuellen Schulgirokonten für die Harzsparkasse ausgewirkt?

Mehr als positiv. Indem wir den Schulen eine effektive Lösung angeboten und diese kostenfrei zur Verfügung gestellt haben, konnten wir unser Image als starker und zuverlässiger Finanzpartner in der Region weiter ausbauen. Dieses positive Image strahlt über die Schulen hinaus auch auf die Schüler:innen und Eltern aus. Alles in allem also eine gute Werbung für die Harzsparkasse.

Wie verläuft der Onboarding-Prozess, wenn Sie neue Schulen an FIO Account anbinden?

Die Harzsparkasse richtet sämtliche Zugänge für die jeweilige Bildungseinrichtung ein und unterstütz bei der Anlage der Unterkontenstruktur. Darüber hinaus schulen wir die neuen Nutzenden. Hierbei hat sich eine thematische Dreiteilung in Kontenanlage, Zuordnung eingehender Zahlungen und Auszahlungen aus Unterkonten bewährt. Natürlich bieten wir auch bei der weiteren Nutzung aktiv Unterstützung, wenn es nötig werden sollte. In der Regel sind die Schulen aber nach der initialen Unterweisung im Stande, FIO Account selbständig zu bedienen. Auf Wunsch werden Onboarding und Schulungen natürlich auch von FIO übernommen.

Wir sind mit FIO und den virtuellen Konten – wir nutzen neben den Schulgirokonten auch die Mietkautions-, Instandhaltungsrücklage-, Vorsorge und Betreuungskonten – sehr zufrieden und können den Einsatz anderen Sparkassen und Banken wärmstens empfehlen.